Der Smartphone-Knigge für die Arbeit

Schnell noch eine Nachricht schreiben, E-Mails checken oder nachschauen, wer wann welche Fotos geteilt hat: Dafür hat man das Smartphone schnell zur Hand - und das nicht unbedingt nur für ein paar Sekunden.

Das legt etwa eine repräsentative Studie der Postbank aus dem Jahr 2022 nahe: Ihr zufolge sind die Deutschen im Schnitt mehr als 20 Stunden pro Woche mit dem Smartphone online. Das entspricht in etwa einer Teilzeitstelle.

Und wo wir schon beim Thema Job sind: Greifen Sie ab und an auch zu Ihrem Handy, während Sie am Schreibtisch sitzen oder wenn gerade kein Kunde da ist? Falls ja, stellt sich schnell die Frage: Wie viel Smartphone-Zeit am Arbeitsplatz darf es eigentlich sein - und wie checkt man seine Nachrichten möglichst arbeitsgerecht?

Die Nutzung macht's: Podcast hören oder tippen? Erst einmal zum rechtlichen Teil: Der Arbeitgeber kann das Smartphone am Arbeitsplatz zwar in der Regel nicht komplett verbieten. «Wenigstens in den Pausen müssen Beschäftigte die Möglichkeit haben, ihre Freizeit so zu gestalten, wie sie dies für richtig halten», so Rechtsexperte Till Bender vom Rechtsschutz des Deutschen Gewerkschaftsbunds (DBG).

Während der Arbeitszeit können Arbeitgeber aber erwarten, dass Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer mit ihrer Arbeitskraft zur Verfügung stehen - und sich nicht dadurch ablenken lassen, dass sie ständig das Display im Blick haben. «Jedenfalls dann, wenn durch das Smartphone eine Ablenkung entsteht, kann der Arbeitgeber das verbieten», so Bender. Hat Ihr Unternehmen einen Betriebsrat, allerdings nur mit diesem gemeinsam.

Braucht man für die jeweilige Tätigkeit nicht die volle Konzentration, etwa weil es sich um körperliche Arbeit handelt, dann spreche aber nichts dagegen, dass Beschäftigte während der Arbeitszeit auf dem Smartphone Musik oder Podcasts hören, so Bender. Doch auch hier gibt es Einschränkungen: Smartphone-Verbote kann der Arbeitgeber zum Beispiel dort aussprechen, wo die Gefahr besteht, dass Beschäftigte mit ihrem Gerät unerlaubt Fotos machen.

Zurückhaltung ist Trumpf Ob die Nutzung des Smartphones am Arbeitsplatz erlaubt ist oder nicht, hängt also vom jeweiligen Einzelfall ab, davon, was gearbeitet wird - und vor allem, wie man das Gerät nutzt. «Beschäftigten ist aber grundsätzlich zu raten, sich bei der Nutzung ihres Smartphones am Arbeitsplatz im Zweifelsfall zurückzuhalten», empfiehlt Rechtsexperte Bender.

Auch wo es nicht explizit verboten ist, sollte man also nicht alle fünf Minuten auf dem Smartphone tippen. «Meine Empfehlung wäre, wenn man da zweimal oder dreimal am Tag während der Arbeitszeit drauf schaut, ist das okay», sagt Imageberaterin Imme Vogelsang. Für alles andere gebe es die Pause.

Kommt man mal nicht drum herum, häufiger private Nachrichten zu beantworten oder öfter als gewöhnlich einen Blick aufs Handy zu werfen, rät die Etikette-Coachin Nandine Meyden offen mit der Situation umzugehen. Dann könnte man im Büro etwa sagen: «Tut mir leid, wenn ich heute dauernd aufs Handy schaue, eine gute Freundin von mir wurde heute am Vormittag operiert, ich hab schon dauernd geschaut, ob alles okay ist und will jetzt gute Wünsche senden».

Im Meeting nur mit gutem Grund Wie genau man erklärt, warum man heute mehr aufs Handy schaut als sonst, das hängt natürlich immer von einem selbst und der jeweiligen Situation ab. «Es sollte einfach eine sehr kurze Erklärung sein, die es den Kolleginnen und Kollegen deutlich macht, dass das gerade nicht aus Langeweile passiert, sondern dass es verständliche Gründe gibt», so Meyden.

Imme Vogelsang rät in jedem Fall davon ab, das Smartphone im Büro dann so heimlich wie möglich zu nutzen. «Wenn ich das mache, dann mache ich es ganz normal.» Alles andere sorge im Zweifel eher für schlechte Stimmung, so die Imageberaterin.

Ein klares No-Go: Ohne triftige Begründung aufs Smartphone gucken, wenn man gerade im Kundentermin ist, im Gespräch mit Kolleginnen und Kollegen oder gar mit den Vorgesetzten. «Dann ist das eine deutliche Botschaft: Mein Privatleben ist mir wichtiger als das, was hier im Job gerade passiert», so Nandine Meyden.

Telefonate im Großraumbüro lieber lassen Und wenn man doch einmal am Arbeitsplatz auf dem Smartphone tippt und die Chefin oder der Chef reagiert nicht gerade begeistert, lässt vielleicht sogar einen verärgerten Kommentar fallen? «Dann würde ich wirklich das Gespräch suchen mit meinem Vorgesetzten oder meiner Vorgesetzten», sagt Imme Vogelsang.

Hier kann man sich freundlich entschuldigen - und vor allem konkret nachfragen: «Was ist okay für die Vorgesetzten und ab wann fängt es an zu stören?», so Vogelsang. Im besten Fall kann man eine gute Lösung für die gelegentliche Smartphone-Nutzung während der Arbeitszeit finden.

Bei einem sind sich die beiden Etikette-Expertinnen übrigens einig: Private Telefongespräche oder etwa Telefonate mit Ärztinnen und Ärzten haben etwa im Großraumbüro nichts verloren. «Letztendlich kann man ja nicht verhindern, dass man auch hört, was am Telefon gesagt wird», sagt Vogelsang. Das lenke nicht nur die Kolleginnen und Kollegen ab. Man selbst möchte vielleicht auch nicht zu viel Privates preisgeben.

Sie rät: den Arbeitsplatz für solche Telefonate möglichst einmal kurz verlassen - oder das Gespräch am besten gleich in die Mittagspause legen. Ist das nicht möglich und der Anruf dringend? «Dann würde ich versuchen, so leise wie möglich zu sprechen», sagt Vogelsang.

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