Jetzt geht’s los: Kick-off-Meetings schlau organisieren

Der Kick-off ist der Anstoß im American Football, ein langer Schuss in die gegnerische Hälfte des Spielfeldes. Wie gut der Kick gelingt, kann für den weiteren Spielverlauf entscheidend sein. Auch das Kick-off-Meeting im Job, das Auftakttreffen aller Beteiligten für ein neues Projekt, ist mehr als nur ein Startschuss.

«Das Kick-off-Meeting ist ein wichtiges Instrument, um Identifikation mit dem gemeinsamen Projekt herzustellen», sagt Timo Braun, Professor am Institut für Arbeitswissenschaft und Prozessmanagement der Universität Kassel. Schließlich seien an immer mehr Projekten gleich mehrere Organisationen beteiligt - oft mit diversen Dienstleistern und Subunternehmen, die sich vor allem ihrem Unternehmen zugehörig fühlen.

Je mehr virtuell zusammengearbeitet werde, umso wichtiger sei das Auftakttreffen zudem als «sozialer Kitt» des Projekts, so Braun, der zum Thema Projektmanagement forscht. Er plädiert deshalb dafür, sich zumindest für diesen Termin in Präsenz zu treffen: «Das physische Zusammenkommen legt eine Grundlage, die es später sehr viel leichter macht, aufeinander zuzugehen.» Etwas, das vor allem wichtig wird, wenn während des Projekts unvorhergesehene Situationen auftreten oder kaum planbare Aufgaben erledigt werden müssen.

Verantwortlichkeiten klären Die zentralen Fragen, die im Kick-off-Meeting auf den Tisch gehören, sind nach Ansicht der Unternehmensberaterin Sabine Peipe: «Warum machen wir das und wie machen wir das?»

Klare und sachliche Antworten auf die Frage nach dem «Warum» seien vor allem bei Veränderungsprojekten entscheidend für die Akzeptanz des Vorhabens, so Betriebswirtin Peipe. Also etwa dann, wenn ein Unternehmensbereich umstrukturiert werden soll oder die Digitalisierung von Arbeitsabläufen ansteht. «Die Projektleitung muss den Teilnehmern Orientierung geben. Wohin soll die Reise gehen, welchen Nutzen hat das Projekt?»

Das Projektziel auf einem Flipchart zu notieren - damit ist es allerdings nicht getan, vor allem nicht bei komplexeren Projekten. «Die Akteure starten oft nicht mit dem gleichen Zielverständnis», sagt Timo Braun. Jeder Beteiligte habe eigene Interessen. «Das muss harmonisiert werden.» Und auch wenn dieser Schritt vollzogen ist, gilt: «Die Ziele sollten nicht nur auf dem Papier stehen, es muss sich auch jemand dafür verantwortlich fühlen.»

Absprachen über die Rollen und Verantwortlichkeiten der Beteiligten im Projekt sind deshalb ein wesentlicher Bestandteil des Kick-off-Meetings. Eingeladen werden sollten zudem nach Möglichkeit nicht nur die Projektmitarbeiter, sondern auch die Chefs und Chefinnen der betroffenen Abteilungen. «Denn sie entscheiden über die Ressourcen», sagt die Trainerin für Projektmanagement Sabine Peipe. Also beispielsweise darüber, wie viel Zeit für das Projekt aufgewendet werden darf.

Von der Vorstellungsrunde zur Feinabstimmung Neben einer Vorstellungsrunde sollte während des Kick-off-Meetings zudem Raum sein für informelle Gespräche, etwa am Bistrotisch: «Schließlich bildet man ein Team mit Menschen, mit denen man womöglich noch nie zusammengearbeitet hat. Da haben die Beteiligten verständlicherweise das Bedürfnis herauszufinden, ob man sich aufeinander verlassen kann», sagt Peipe.

Ist das Projekt erst einmal angelaufen, wird man weniger am Stehtisch miteinander sprechen, sondern wieder auf den üblichen Kommunikationskanälen, per E-Mail oder Messenger, im Online- oder im Präsenz-Meeting. Welche Kanäle wie genutzt werden sollen - auch das müsse deshalb unbedingt Thema des Kick-off-Termins sein, sagt Timo Braun: «Es sollte festgelegt werden, wie häufig man sich trifft, welche regelmäßigen Formate man nutzt und wer an welchen Runden teilnimmt.»

Strategische Treffen erfordern einen anderen Teilnehmerkreis als operative Abstimmungsgespräche. Online- und Daten-Tools können die Zusammenarbeit unterstützen, «aber auch Probleme verursachen, beispielsweise wenn nicht alle Beteiligten den gleichen Wissenstand haben oder Systeme nicht miteinander kompatibel sind», sagt Braun. All das muss angegangen werden.

Gute Projektleiterinnen und Projektleiter hätten in organisatorischen Fragen «vor Augen, wie es funktionieren könnte, geben aber nicht alles vor», empfiehlt der Projektmanagement-Experte. «Im Idealfall kommen Vorschläge aus der Gruppe. Die Bereitschaft, für deren Realisierung Verantwortung zu übernehmen, ist dann viel größer.»

Auch Einwände ernst nehmen Und nicht immer stößt man mit einem neuen Projekt auf pure Begeisterung. Auf Einwände sachlich zu reagieren, sei dennoch oberstes Gebot, sagt Sabine Peipe. Wenn sie Projektleiter coacht, rät sie ihnen, Hinweise oder Einwände nicht als Querschüsse zu begreifen, sondern sich für den Input zu bedanken. Und nicht vergessen: «Die Teilnehmer sind die Fachleute, als Projektleiter ist man auf ihr Wissen angewiesen.»

Im Übrigen gehe es weniger um Jubel und Beifall, so Peipe. Sondern schlicht darum, «dass das Projekt mit seinen Zielen akzeptiert wird».

Wie gut das Kick-off-Meeting war, ob es die Weichen richtig gestellt hat und der organisatorische Rahmen klug gesetzt wurde, merkt man spätestens bei der ersten Krise. Wenn sich dann erst herausstellt, «dass die Dinge falsch aufgegleist wurden», sagt Timo Braun, «dann lässt sich die Richtung nur schwer wieder ändern».

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