E-Mail- und Meeting-Flut: Produktiv arbeiten trotz Ablenkung

Die Präsentation muss vorbereitet, das Angebot geschrieben werden. Doch eine E-Mail jagt die andere und in fünf Minuten beginnt das nächste Meeting. Wer sich im Job auf eine Sache konzentrieren will, hat es mitunter schwer - und am Abend womöglich vor allem ein Gefühl: Ich habe wieder nicht genug geschafft. Wie deprimierend.

Wir würden versuchen, alle Anforderungen bestmöglich zu bedienen und dabei vergessen, «dass wir gar nicht so effektiv sind, wie wir sein können», weil wir ständig hin- und herspringen, sagt die Betriebs- und Volkswirtin Linda Wulff, die als Productivity Coachin arbeitet. Wer zwischen zwei Meetings an der Präsentation arbeitet und noch eine Mail dazwischen schiebt, verliert vor allem eines: den Faden. Und damit: Zeit.

Ungefähr drei bis fünf Minuten dauere es nach einer Unterbrechung, bis man wieder im Stoff drinnen sei, je nach Komplexität der Aufgabe. «Das Aufmerksamkeitslevel, das ich mir erarbeitet habe, das sinkt auf Null zurück», sagt Wulff.

Und wer das Gefühl hat, die Arbeit zwischen drei Online-Meetings kaum bewältigen zu können, schreibt anfallende E-Mails womöglich während des Meetings. Die Folge: Nichts gelingt so richtig. Die Mail hat Tippfehler, das Meeting nichts gebracht. Den wichtigsten Teil hat man vielleicht gar nicht mitbekommen. «Multitasking killt Produktivität», sagt die Wirtschaftspsychologin und Coachin Eva Schulte-Austum. «Die Zeit, die wir glauben zu sparen, müssen wir später wieder investieren, um unsere Fehler auszugleichen.»

Wie also rauskommen aus dem Teufelskreis?

Bei einem sind sich die Expertinnen einig: Wer sich wirklich auf eine Aufgabe konzentrieren will, braucht dafür möglichst ungestörte Zeit. Und die bekommt man, indem man sie sich nimmt. Das heißt: Einen Termin mit sich selbst im Kalender machen - und verteidigen. Also alles andere abschalten: E-Mails, Smartphone, Chat-Programm.

Störquellen reduzieren

Wer das tut, sollte natürlich Kollegen und Vorgesetzte ins Boot holen, im Idealfall das ganze Team. «Ich glaube, da hakt es meistens, dass wir vergessen, die Kollegen auch wirklich darauf anzusprechen», sagt Wulff. Und wer jetzt Bedenken hat: Nicht immer muss es ein stundenlanger Blocker sein, in dem alles stillsteht. Schon vier Stunden fürs konzentrierte Arbeiten könnten bei einer 40-Stunden-Woche einen Unterschied machen, so die Productivity Coachin.

Will man das E-Mail Programm nicht ganz schließen, kann man zumindest die größten Störquellen zeitweise ausschalten: Benachrichtigungstöne für einkommende Nachrichten etwa - oder das Pop-up-Fenster am Bildschirmrand.

Außerdem wichtig: das richtige Timing. «Die meisten Menschen machen den Fehler und legen Dinge, für die sie Konzentration brauchen, nach die Mittagspause, weil sie wissen, dann wird es in den meisten Berufen etwas ruhiger», so Wulff. Doch genau das sei die Zeit, in der man sich oft am wenigsten konzentrieren könne. Die Folge: Man lenkt sich selbst ab, wenn es schon niemand anderes tut. Also Smartphone raus, vielleicht doch Mails checken.

Oft besser geeignet fürs konzentrierte Arbeiten: der Vormittag oder späte Nachmittag, je nach Typ. Das sollte man ausprobieren - und die Zeit nach der Mittagspause für Tätigkeiten nutzen, die leicht fallen.

Tagesplan machen

Wer sich schon Zeit blockt, sollte zudem wissen, wofür eigentlich - und sich nicht verzetteln. Hier hilft Wirtschaftspsychologin Schulte-Austum zufolge: «Einen klaren Plan machen, was die Dinge sind, die heute passieren müssen.» Sie empfiehlt dafür ein «Ampelsystem»: Rot für Dinge, die schnell passieren müssen, in jedem Fall an diesem Tag. Gelb für alles, was in dieser Woche erledigt werden muss. Grün für Aufgaben, die man immer mal abhaken wollte, die aber nicht dringend sind.

So ließen sich aus einer Flut von Aufgaben diejenigen herausfiltern, «die einen wesentlichen Einfluss auf die Arbeit haben, die einen voranbringen», so Schulte-Austum. «Und damit ist man automatisch produktiver.»

Linda Wulff empfiehlt zudem das sogenannte «Chunking»: Dabei sammle man Aufgaben, «die alle auf den ähnlichen Kontext zugreifen». Und arbeitet diese in einem Schwung ab. Schließlich gilt: «Immer wenn wir den Kontext wechseln, also etwa erst mit dem einen Computerprogramm arbeiten, dann mit dem anderen, dann ein Telefonat führen, brauchen wir noch länger, um uns wieder in die Aufgabe reinzudenken.»

Sind Wechsel zwischen Aufgaben, die Konzentration fordern, Telefonaten und Co. nicht zu vermeiden, rät Schulte-Austum, sich dazwischen eine kurze Unterbrechung zu gönnen, verbunden etwa mit einem Abstecher in die Kaffeeküche. «Denn Bewegung hilft uns einmal gedanklich zu entspannen und uns auf das Neue besser einzulassen.»

Und was ist nun mit all den Meetings, die oft wie reine Zeitfresser erscheinen?

Was in jedem Fall nicht hilft: sich vorm Bildschirm berieseln zu lassen. Schließlich haben wir es auch selbst in der Hand, ob Meetings etwas bringen oder nicht. «Die wichtigste Frage für jedes Meeting, damit wir produktiv arbeiten, ist: Was ist mein Ziel, wann ist dieser Termin für mich erfolgreich?», sagt Schulte-Austum. «Das kann sein, wenn ich mehr Informationen gewinne oder wenn ich mit neuen Ideen rausgehe.» Auch eine getroffene Entscheidung könne ein Ziel sein.

Meetings verkürzen

Und genau solche Ziele müsse man im Meeting aktiv verfolgen - statt nebenher E-Mails zu schreiben. Sinnvoll dafür: die Erwartungen der einzelnen Teilnehmer zu Beginn des Meetings kurz abfragen. «Dann kann man noch mal gucken, haben alle das gleiche Ziel? Wenn nicht, wen muss man noch abholen?», sagt Schulte-Austum. Schweifen Kollegen oder man selbst im Meeting ab, kann eine freundliche Erinnerung an ebenjenes Ziel helfen, am Ball zu bleiben.

Ein Tipp bei einem Terminkalender voller Meetings hintereinander: an der Uhrzeit im Kalender drehen. «Es gibt kein Naturgesetz, das sagt, dass ein Meeting 60 Minuten dauern muss», sagt Productivity Coachin Linda Wulff. Trotzdem würden Meetings oft von einer vollen Stunde bis zur nächsten angesetzt. Sie rät stattdessen zu «krummen» Startzeiten, 10.20 Uhr etwa. «Das hilft meistens, dass wir für die Meetings ein bisschen mehr Vor- und Nachbereitungszeit haben.»

Und ganz generell: Nicht jeder muss in jedes Meeting. Hier helfen klare Absprachen im Team - und eine Agenda. Betrifft ein Tagesordnungspunkt nicht alle, die eingeladen sind, kann dieser an den Rand gesetzt werden. Das Ergebnis: mehr meetingfreie Zeit für den Rest.

Tipp: Wer am Abend noch immer das Gefühl hat, nichts geschafft zu haben, kann die To-do-Liste mal rückwärts schreiben - und alles auflisten, was man tatsächlich erledigt hat. Dazu gehört dann auch das anstrengende Gespräch mit dem Kunden: 15 Minuten. «Oder der Kollegin zu helfen, die gerade nicht weiterwusste», sagt Schulte-Austum. «Wenn wir uns das am Ende des Arbeitstags noch mal ins Gedächtnis rufen, gehen wir auch mit einem guten Gefühl nach Hause.»

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