E-Mails, die an so viele Empfänger gehen wie möglich, oder das klingelnde Telefon, wenn man eigentlich konzentriert arbeiten will – im Arbeitsalltag sind es häufig viele Kleinigkeiten, die die Produktivität stören können. Einer der Punkte, die bei Beschäftigten, die im Büro arbeiten, dabei weit vorne landet: Meetings. Einer internationalen Studie des Softwareanbieters Slack zufolge, sahen nur etwas mehr als die Hälfte der Befragten in Deutschland die Zusammenkünfte als "gute Nutzung der Arbeitszeit". Mehr als ein Drittel der Meetings bewerteten die Befragten als „überflüssig“.
Das Ziel vorgeben
Diese Wahrnehmung kann jedoch auch mit der jeweiligen Meetingkultur des Arbeitgebers zusammenhängen. Denn es gibt zahlreiche Strategien, mit denen sich notwendige Konferenzen effizienter gestalten lassen – und damit weniger Zeit, Energie und Personal binden. Das Wichtigste dabei: dem Meeting ein Ziel geben. Soll eine bestimmte Entscheidung getroffen werden oder am Ende das Konzept für ein Projekt stehen? Geht es um einen Meinungsaustausch oder um eine einseitig zu vermittelnde Information etwa über neue Arbeitsabläufe?
Das Ziel ist auch deshalb so wichtig, weil es hilft, im Vorfeld eine meist nicht gestellte Frage zu beantworten: Ist für dieses Ziel ein Treffen überhaupt sinnvoll und notwendig? Häufig sind Alternativen möglich, mitunter sogar passender: bilaterale Gespräche beispielsweise, ein gemeinsames Arbeiten mithilfe von Tools, auf die alle Beteiligten zugreifen können oder auch eine Abstimmung mit einer schlichten Frage.
Die 2-Pizzen-Regel
Wenn es doch ein Meeting sein soll: Von Amazon-Gründer Jeff Bezos ist die 2-Pizzen-Regel überliefert. Die Idee dahinter: Es sollten nie mehr Menschen zusammenkommen müssen als mit zwei Pizzen satt werden. In der Praxis sollte es dabei weniger die konkrete Pizzagröße gehen, als darum, wirklich nur die Menschen zu der Sitzung zu bitten, die auch dabei sein müssen.
Themen und Zeitfenster festlegen
Zwei Punkte, die es außerdem vorab festzulegen gilt: die Dauer der Zusammenkunft und die Agenda. Dabei lässt sich auf den Tagesordnungspunkt „Sonstiges“ in der Regel verzichten – er lädt dazu ein, eine Sitzung zu verlängern durch weitere Punkte, die sich meist auch anders klären ließen.
Was die richtige Zeitspanne für ein Meeting ist, lässt sich gerade bei regelmäßigen Zusammenkünften durch ein kleines Experiment herausfinden. Denn meist gilt: Sitzungen dauern so lange, wie Zeit anberaumt ist. Was also passiert, wenn ein Meeting probehalber auf die Hälfte der ursprünglichen Zeit geplant wird? Die Chancen stehen gut, dass auch in weniger Zeit alles Wesentliche besprochen werden kann.
Bernd Kollmann, Mastertrainer und Coach bei dem Beratungsunternehmen „verRückte Impulse“ weist zudem auf die Wichtigkeit einer guten und gut vorbereiteten Moderation hin – die beispielsweise ausufernde Redebeiträge einhegt und weiß, mit welchen Methoden die Gruppe arbeiten wird. „Bilden Sie Ihre Mitarbeitende dafür aus, Meetings zu planen, durchzuführen und nachzuhalten“, empfiehlt er, um die Meetingkultur in einem Unternehmen zum Positiven zu verändern.
Treffen im Stehen sind besser
Ein unbequemer, aber ungemein hilfreicher Tipp: stehen statt sitzen. Gerade bei Zusammenkünften, die keinen fixen Endzeitpunkt haben, verkürzt sich die Zeit in der Regel deutlich. Ein weiterer Vorteil: Die beim Stehen automatisch entstehende Bewegung sorgt für ein höheres Maß an Wachheit und Aufmerksamkeit. Die Anwesenden können sich besser konzentrieren und auf andere Diskussionsbeiträge eingehen.
Doch auch bei Meetings im Stehen sollte bei der Planung auf geeignete Räumlichkeiten geachtet werden. Statt Stühle sind hier Regale, auf denen man sich zwischendurch abstützen, anlehnen oder Unterlagen ablegen kann, hilfreich. Optimal sind schmale Pulte in Stehhöhe, die den Raum außerdem strukturieren.
Streitpunkt meetingfreie Tage
Einige Unternehmen gehen noch weiter. So hat etwa das Softwareunternehmen SAP angelehnt an den „casual friday“, der strenge Kleiderregeln lockert, einen „focus friday“ eingeführt. Die Idee dahinter: Meetings sollen an diesem Tag nur dann stattfinden, wenn sie unbedingt nötig sind. „Wir wollen Euch mit der Einführung mehr ungestörte, fokussierte Arbeitszeit einräumen und das Stresslevel zum Ende der Woche hin reduzieren“, hieß es in dem Schreiben an die Beschäftigten. Das Unternehmen Shopify entschied sich ebenfalls für einen meetingfreien Tag und das Aussetzen von regelmäßigen Konferenzen von mehr als zwei Personen.
Kollmann gehen solche Ansätze zu weit: „Ich empfinde es als unnötigen Eingriff der Unternehmen in die durchaus notwendige Kommunikationsstruktur“, sagt er über die Idee der meeting- oder kommunikationsfreien Tage. Aber auch er findet, dass Firmen manches besser machen können: „Geben Sie Ihren Mitarbeitenden die Erlaubnis, für die individuelle Person unsinnige Meetings zu verlassen“, rät er.
Unternehmen sollten auch darauf achten, ihren Mitarbeitenden andere Möglichkeiten für die Profilierung zu bieten, damit diese nicht in Versuchung gerieten, Meetings dafür zweckzuentfremden. Hilfreich sei außerdem ein grundsätzliches Bewusstsein dafür, mit der Zeit der Mitarbeitenden sorgfältig umzugehen.
