Mit dem digitalen Detmolder Rat geht es zögerlich voran

Detmold . Kiloweise trudelten bislang die zum Teil viele Seiten starken Unterlagen für die Rats- und Ausschussarbeit bei Politikern und Medien ein. Hunderte, wenn nicht tausende Seiten Papier pro Jahr. Längst lässt sich aber alles über das Informationssystem des Rates auf der Seite der Stadt auch digital abrufen. Und der Beschluss steht: In Detmold soll die Ratsarbeit papierlos werden. Doch es geht zögerlich voran.

Auf Anträge der FDP-Fraktion und der Fraktion Die Linke war letztes Jahr beschlossen worden, auf Papierlosigkeit umzusatteln. 50.000 Euro wurden dafür im Haushalt 2020 und 114.000 für 2021 eingeplant. Denn es müssen Software und digitale Endgeräte gekauft werden. Aktuell aber, so stellte Bürgermeister Frank Hilker jetzt im Hauptausschuss dar, ist es schwierig. Die Pandemie verzögert die Umsetzung, und digitale Endgeräte sind zurzeit teuer – kein Wunder, wo Homeoffice, Distanzunterricht und mehr den Bedarf erhöhen und viel mehr Menschen darauf angewiesen sind, ziehen die Preise an, statt zu sinken, und es gibt Lieferprobleme.

Vorbereitende Maßnahmen für papierlose Ratsarbeit Die Verwaltung hatte in einem ersten Schritt vorbereitende Maßnahmen in Form von Recherchen über die rechtlichen und technischen Rahmenbedingungen durchgeführt. Dazu fand ein enger Austausch mit anderen Kommunen statt, die bereits auf digitale Gremienarbeit umgestellt haben. Zur Realisierung einer zeitnahen Umsetzung trotz erschwerter Bedingungen wurde ein Arbeitskreis &bdquo;Digitale Ratsarbeit" gebildet. Derzeit werden die Sitzungsunterlagen den Ratsmitgliedern und den sachkundigen Bürgerinnen und Bürgern noch in Papierform zur Verfügung gestellt und können im öffentlichen Ratsinformationssystem eingesehen werden. Die Mandatsträger erhalten auf Antrag einen Zugang für die nicht öffentlichen Unterlagen – ihr Recht auf Papier bleibt übrigens.

Durch die Digitalisierung der Ratsarbeit werden die Vereinfachung der Abläufe und die Optimierung der Kommunikationsmöglichkeiten angestrebt. Ziel ist die Verbesserung der Handlungsfähigkeit in einem Pandemiefall und der damit verbundene Gesundheitsschutz der Ratsmitglieder. Denn Sitzungen können gegenwärtig nur unter strengen Auflagen von Hygiene-und Abstandsregelungen stattfinden, was die Arbeit der Kommunalverwaltung und die Weiterentwicklung der Projekte in Detmold bremst.

Papierlose Ratsarbeit ist auch im Hinblick auf das Projekt &bdquo;Global Nachhaltige Kommune" als eines der Ziele formuliert. Demzufolge soll die Umsetzung der Digitalen Ratsarbeit mit einem vollständigen Verzicht von Papierunter-lagen einhergehen. Dazu sind einige Satzungsänderungen nötig – Bürokratie bleibt nicht aus bei einem solchen Schritt. Die Erfordernisse werden in Abstimmung mit dem Datenschutzbeauftragten der Stadt Detmold, dem Fachdienst IT-Service und dem Team Rat und Recht konzipiert.

Auch technische Rahmenbedingungen geschaffen Darüber hinaus wurden die Vorbereitungen für die technischen Rahmenbedingungen im Bereich der Hard-und Software getroffen. Bei der Hardware handelt es sich um einheitliche Gerätemodelle, die den Ratsmitgliedern leihweise zur Nutzung überlassen werden. Die Bestimmung des genauen Bedarfs an Geräten und die tatsächlichen Kosten sind aber erst möglich, wenn klar ist: Wie viele werden denn gebraucht, falls etwa Ratsmitglieder lieber privaten Endgeräten nutzen wollen.

&bdquo;Auf Grund der aktuellen coronabedingten Marktsituation in Verbindung mit bundesweiten Gerätebestellungen im Rahmen des Digitalpakts für den Schulbereich bestehen Lieferschwierigkeiten, so dass eine Lieferung nach derzeitigem Stand erst im Frühjahr 2021 erfolgen kann", bilanziert die Verwaltung. Ebenso wurde der Erwerb von Lizenzen für die App Mandatos in Auftrag gegeben. Diese Software verfügt als ergänzende Komponente zu dem bereits bekannten Ratsinformationssystem &bdquo;SessionNet" über eine Bearbeitungsfunktion. Sobald die für die Nutzung erforderlichen Lizenzen erworben und aktiviert worden sind, kann die App bei Einsatz von privaten Endgeräten genutzt und getestet werden. Im Übrigen werden in den regelmäßig genutzten Sitzungsräumen die WLAN-Systeme sukzessive ausgebaut.

Der städtische Fachdienst IT wird bei Fragen rund um die digitale Ratsarbeit und im Umgang mit den Geräten sowie der App helfend zur Verfügung stehen. Weitere nötige organisatorische Vorbereitungen (Schulungen, Abfrage zur Nutzung von privaten Endgeräten) sind geplant. Die Umstellung auf das digitale Verfahren soll im zweiten Quartal 2021 abgeschlossen sein. &bdquo;Nach den Sommerferien nächstes Jahr", so Bürgermeister Frank Hilker, &bdquo;soll es dann in jedem Fall losgehen."

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