Papierloses Rathaus Kalletal: Darum dauert die Digitalisierung länger als geplant

Kalletal. Eine animierte Figur, die auf dem Bildschirm auftaucht und &bdquo;Hallo!“ sagt – und die den Bürger digital durch den Behördengang leitet: So könnte es in Zukunft aussehen, wenn Kalletaler die Internetseite der Gemeinde aufrufen, weil sie beispielsweise einen Hund anmelden wollen. Olaf Kapelle, zuständiger Fachbereichsleiter der Gemeinde, möchte dieses kleine digitale Männchen haben – &bdquo;ein KI-basiertes Bürger-Chatbot“. Von den Fortschritten und Hürden bei der Digitalisierung in der Gemeindeverwaltung berichtete Kapelle in der jüngsten Ratssitzung.

So schnell wie geplant geht es nämlich nicht voran. Schließlich wird schon lange von der digitalen Stadt- oder Gemeindeverwaltung gesprochen. &bdquo;Wir hängen bei der Digitalisierung etwas hinterher“, sagte Kapelle, selbst bekennender Technik-Freak. Die Digitalisierung der Kommunalverwaltung ist ein schwieriges Geschäft, denn sie kommt zum normalen Behördengeschäft in vielen Fällen &bdquo;oben drauf“ – schließlich werden Akten bis zur Einführung der E-Akte weiter parallel auf Papier geführt.

Zusammenarbeit mit Ostlippe Die Gemeinde Kalletal hat sich mit Blomberg, Lügde und Schieder-Schwalenberg zusammengetan, um die Vorgänge in der Verwaltung zu digitalisieren und Behördengänge ins Internet zu verlagern. Neubürgern beispielsweise anzubieten, sich digital bei der Gemeinde anzumelden, ist aber gar nicht so leicht, sagte Kapelle. Denn es kann je nach Kommune unterschiedliche Einwohnermeldeverfahren geben. &bdquo;Schön wäre es, wenn sich das nicht unterscheidet“, sagte Kapelle im LZ-Gespräch.

Nun müssen sich also erst mal Kalletal, Blomberg, Lügde und Schieder-Schwalenberg auf ein einheitliches Vorgehen einigen – und dann kann digitalisiert werden. &bdquo;Der Antrag für den Personalausweis soll bei uns genauso bearbeitet werden wie in den anderen Kommunen auch.“ Ist der Arbeitsablauf erst einmal vereinheitlicht, könne auch das Personal unter den vier lippischen Partnern ausgetauscht werden, etwa bei Krankheit. Das, sagte Kapelle, sei jedoch noch eine Vision.

Erste zehn Dienstleistungen sind digitalisiert Konkret ist jedoch schon etwas erreicht: Die ersten zehn Dienstleistungen sind digitalisiert, beispielsweise kann ein Hund übers Internet angemeldet oder der Mülltonnentausch online beantragt werden. &bdquo;Die beiden Dienstleistungen sind inzwischen komplett digital und werden sehr häufig angenommen“, erläuterte er. Ziel ist es nach seinen Worten, erst mal die &bdquo;Top 100“ der Rathaus-Dienstleistungen zu digitalisieren. &bdquo;Dafür müssen wir die Arbeitsvorgänge beschreiben und mit den anderen Kommunen abgleichen. Dabei wird diskutiert, was der beste Prozess ist.“

Die Zusammenarbeit mit den drei anderen Städten lohnt sich dabei, sagte Kapelle – auch finanziell: Für den Chatbot, also das Hilfe-Männchen auf dem Bildschirm, habe es das Angebot einer Firma in Höhe von 50.000 Euro gegeben. Nun planen die vier Partner den Einsatz eines Chatbots vom kommunalen Rechenzentrum OWL-IT und teilen sich das System, so dass nach Kapelles Worten pro Kommune nur noch 4000 Euro statt 16.000 Euro jährlich anfallen. &bdquo;Das funktioniert“, lobte er.

Ein internes Ziel ist das papierlose Rathaus, das in Etappen erreicht werden soll, so dass es zunächst nur noch zehn Aktenordner pro Büro geben muss. Voraussetzung dafür ist die Einführung der E-Akte. Dafür muss auch der Posteingang digital werden. Aber: &bdquo;Was darf man einscannen, darf es aber danach nicht wegwerfen?“, so Kapelle. Denn manche Dokumente müssen aus rechtlichen Gründen im Original aufbewahrt werden – etwa Dokumente mit einem Siegel vom Gericht. Die E-Akte soll bis Ende 2025 kommen.

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