Warum das Einscannen von Akten zum Streitthema im lippischen Kreistag wird

Kreis Lippe. Große Aktenschränke, vollgepackt mit zahllosen Papieren - so oder ähnlich sieht es wohl noch immer in vielen Ämtern hierzulande aus. Auch in den Abteilungen der lippischen Kreisverwaltung warten noch immer zig Aktenbände darauf, eingescannt und damit digital zugänglich gemacht zu werden. Nun gab es ein Förderprogramm zur Digitalisierung der Ausländerämter, auch das lippische hat Geld aus dem Topf erhalten. Und es ist sogar noch etwas übrig, wie Daniela Brenker, Leiterin des Fachbereichs Ordnung, weiß: Gut 180.000 Euro könnten zum Scannen der noch fehlenden etwa 60.000 Bände eingesetzt werden.

Dazu schlägt die Verwaltung vor, fünf zusätzliche Stellen zu schaffen, um etwa 35.000 Bände in 24 Monaten wegzuschaffen. Bereits im Ausschuss für Wirtschaft, Tourismus und Ordnung entbrannte hierzu eine Diskussion, im Finanz- und Personalausschuss setzte sie sich fort. Die Frage: Braucht es fünf Stellen? Wie sollen die bei der klammen Haushaltslage weiter finanziert werden, denn 180.000 Euro seien so viel ja nicht? Sei es nicht gar günstiger, externe Anbieter zu beauftragen, hieß dazu eine Anmerkung aus der Politik. Aber dann seien die Akten für einen - vielleicht auch längeren Zeitraum - nicht greifbar, merkte die Verwaltung an. Und vorbereitet werden müssten sie trotzdem von Mitarbeitern im Haus. Sprich: Die Heftklammern müssen entfernt, die Akten sortiert und nummeriert werden etc. Und digitalisierte Akten erhöhten die Attraktivität des Kreises als Arbeitgeber, schließlich sei Homeoffice oder mobiles Arbeiten mit Papierakten schwer möglich, erklärte die Verwaltung.

Video soll Klarheit bringen Auch Björn Schröder, Leiter des Ausländeramtes, sprach sich für eine Lösung mit kurzfristigem Zugriff auf die Akten aus. Schließlich gehe es nicht um Karteileichen, sondern um diejenigen, die derzeit genutzt würden. Man müsse die Akten ja auch nicht per Lkw ins Ausland karren, hieß es aus dem Plenum, eine kommunale Zusammenarbeit oder eine mit Archiven solle geprüft werden. Doch günstiger sei eine Fremdvergabe ganz und gar nicht, hielt die Verwaltung dagegen: Pro durchschnittlicher Akte mit 333 Seiten koste dies um die 40 Euro, bei einer Bearbeitung im Haus etwa 18. Und ja, das Fördergeld dürfe ausschließlich für die Digitalisierung des Ausländeramtes eingesetzt werden. Und das Geld müsse bis Ende dieses Jahres eingesetzt werden, sonst verfalle der Anspruch, hieß es auf Nachfrage.

Ilka Kottmann (SPD) wies im Kreisausschuss auf den Nullstellenplan (keine Neueinstellungen in der Verwaltung) bei den Haushaltsberatungen hin und bat wie Carsten Möller (FDP) um weitere Recherche nach externen Scan-Anbietern beziehungsweise Ausschreibung. Inga Loke (Grüne) hingegen zeigte Verständnis für die Notwendigkeit, dass die Akten im Haus verblieben und spekulierte, dass das im Haus geschulte Personal auch andere Akten schnell und gut einscannen könnte.

Entscheidung: Ja, aber Eine Entscheidung fiel in allen drei Ausschüssen nicht, die Fraktionen meldeten jeweils Beratungsbedarf an. Mittlerweile hat die Verwaltung ein Video zur Erklärung angefertigt, das den Fraktionen zur Verfügung gestellt wird. Im Kreisausschuss dann allerdings gab es ein Votum: Die Kreistagsmitglieder stimmten bei zwei Enthaltungen für den Vorschlag der Verwaltung, allerdings mit einer Änderung: Die Stellen werden auf 24 Monate befristet. Das hatte SPD-Fraktionschefin Ilka Kottmann beantragt und auch die FDP könne sich damit anfreunden, erklärte Fraktionsvorsitzender Carsten Möller.

Transparenzhinweis: Dieser Artikel wurde aktualisiert.

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